Lidmaatschapsvoorwaarden

Aan het lidmaatschap van de B.I.L. zijn voorwaarden verbonden. De huidige versie van de Lidmaatschapsvoorwaarden is op deze webpagina te vinden. Vorige versies staan onderaan de pagina, toegankelijk voor leden.

Lidmaatschapsvoorwaarden Studievereniging B.I.L.

Versie v1.0 – vastgesteld: 28-08-2025; inwerkingtreding: 01-09-2025

Artikel 1 – Toepassing en rangorde

Deze voorwaarden gelden voor ieder lid van de Bestuurskundige Interfacultaire vereniging Leiden (B.I.L.).
Zij vullen de Statuten en het Huishoudelijk Reglement (HR) aan. Bij strijdigheid gaan Statuten en HR voor.
Op alle overeenkomsten aangegaan met studievereniging B.I.L. en alle daaruit voortvloeiende verbintenissen is Nederlands recht van toepassing; een geschil wordt voorgelegd aan de bevoegde rechter, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Waar in deze voorwaarden “schriftelijk” staat, wordt daaronder mede verstaan elektronisch (per e-mail of via een door de vereniging aangewezen digitaal systeem).

Artikel 2 – Lidmaatschap

Lidmaatschapsvormen en toelating volgen uit de Statuten en het HR.
Het lidmaatschap is persoonlijk en niet overdraagbaar.

Artikel 3 – Verenigingsjaar, duur en verlenging

Het verenigingsjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus.
Het lidmaatschap wordt per verenigingsjaar aangegaan en stilzwijgend verlengd, tenzij tijdig is opgezegd.

Artikel 4 – Opzegging door het lid

Opzegging geschiedt schriftelijk (waaronder per e-mail) tegen het einde van het verenigingsjaar via secretaris@bilboard.nl.
De opzegtermijn bedraagt één maand; de opzegging moet uiterlijk op 1 augustus door B.I.L. zijn ontvangen.
De contributie over het lopende verenigingsjaar blijft verschuldigd.
Bij te late opzegging eindigt het lidmaatschap aan het einde van het daaropvolgende verenigingsjaar, tenzij het bestuur wegens bijzondere omstandigheden anders beslist.

Artikel 5 – Contributie en betaling

Een lid betaalt jaarlijks contributie. De algemene ledenvergadering (ALV) stelt de hoogte vast (thans €20 per verenigingsjaar). Een ALV-besluit over de contributie werkt direct door, ook zonder wijziging van deze voorwaarden.
Bij inschrijving machtigt het lid de vereniging tot jaarlijkse SEPA-incasso van de contributie. Het betreft een doorlopende machtiging, geldig totdat het lid deze schriftelijk intrekt; intrekking van de machtiging laat de contributieverplichting onverlet. Indien een incasso wordt gestorneerd of mislukt, voldoet het lid de contributie via een door B.I.L. aangewezen betaalwijze, overeenkomstig de betalingsinstructies die B.I.L. aan het lid verstrekt. B.I.L. kan een nieuwe incassopoging doen.
Betaling geschiedt in de regel in één keer; de ALV kan termijnbetaling toestaan. In dat geval kan automatische incasso worden verlangd.
Bij tussentijdse beëindiging vindt geen restitutie van contributie plaats.
Het bestuur kan in bijzondere gevallen (gedeeltelijke) ontheffing of een betalingsregeling verlenen.
Bij betalingsachterstand kan het bestuur inschrijvingen opschorten of deelname aan activiteiten weigeren totdat is voldaan; statutaire rechten blijven onverlet. Na een schriftelijke aanmaning kunnen wettelijke rente en redelijke buitengerechtelijke kosten in rekening worden gebracht conform de wet.

Artikel 6 – Rechten van leden

Leden hebben toegang tot verenigingsinformatie en tot de algemene ledenvergadering (ALV) en spreekrecht; stemgerechtigde leden hebben stemrecht en kunnen bij volmacht stemmen volgens de statutaire regels.
Leden kunnen deelnemen aan commissies en organen van de vereniging binnen de door Statuten en HR gestelde kaders.

Artikel 7 – Activiteiten en toegang

Het lidmaatschap van B.I.L. geeft toegang tot alle door of namens de vereniging georganiseerde activiteiten (zoals borrels, lezingen, reizen, evenementen), met inachtneming van redelijke deelname-eisen en toepasselijke Evenementsvoorwaarden.
Voor activiteiten kunnen inschrijvingstermijnen, deelnameplafonds en bijdragen gelden. Bij schaarse capaciteit hanteert de vereniging een redelijke en transparante verdeling (bijvoorbeeld volgorde van aanmelding).
In het belang van veiligheid, orde, naleving van regels of bij openstaande financiële verplichtingen kan het bestuur voorwaarden aan deelname verbinden, deelname uitstellen of in redelijkheid weigeren. Een beslissing wordt beknopt gemotiveerd en geldt voor de betreffende activiteit.
Statuten en HR zijn opvraagbaar bij het bestuur. Het bestuur beantwoordt vragen over intern beleid en regelgeving.

Artikel 8 – Deelnemersvoorwaarden Activiteiten (DVA)

Op alle activiteiten zijn de Deelnemersvoorwaarden Activiteiten (DVA) van toepassing, zoals vastgesteld door het bestuur en gepubliceerd door de vereniging.
Door lid te worden of te blijven verklaart het lid kennis te hebben kunnen nemen van de DVA en daarmee in te stemmen.
Evenementsvoorwaarden (zoals bedoeld in de DVA) kunnen per activiteit gelden, bijvoorbeeld over aan-/afmeldtermijnen, bijdragen/annulering, gedragsnormen en aansprakelijkheid/verzekeringen. Deze voorwaarden worden bij de aankondiging kenbaar gemaakt en vormen onderdeel van de DVA voor die activiteit; inschrijving geldt als bevestiging van kennisname.

Artikel 9 – Gedrag, veiligheid en naleving

Leden handelen zorgvuldig en respectvol in en rond verenigingsactiviteiten en volgen redelijke aanwijzingen van het bestuur en aangewezen organen.
Voor sociale veiligheid en gedrag gelden de in HR en beleid vastgelegde normen; het bestuur ziet toe op naleving binnen de wettelijke kaders.

Artikel 10 – Privacy en communicatie

Persoonsgegevens worden verwerkt voor ledenadministratie, contributieheffing en verenigingscommunicatie conform de privacyverklaring en toepasselijk recht.
Communicatie met leden vindt plaats via de door het lid opgegeven contactgegevens. Het lid is verantwoordelijk voor het actueel houden van deze gegevens. Elektronische kennisgevingen aan het laatst bekende e-mailadres gelden als rechtsgeldig gedaan.

Artikel 11 – Maatregelen en rechtsbescherming

Schorsing, opzegging namens de vereniging en ontzetting geschieden volgens Statuten en HR. Tegen dergelijke besluiten staat beroep open conform de statutaire termijnen.

Artikel 12 – Wijziging en bekendmaking

Deze voorwaarden kunnen door het bestuur worden geactualiseerd per nieuw verenigingsjaar; contributiewijzigingen blijven voorbehouden aan de ALV.
Wijzigingen worden ten minste veertien kalenderdagen vóór de beoogde ingangsdatum bekendgemaakt via de gebruikelijke kanalen en treden voorlopig in werking op de in de bekendmaking genoemde datum (in beginsel 1 september).
De wijziging wordt ter bekrachtiging aan de eerstvolgende algemene ledenvergadering voorgelegd, doch uiterlijk binnen zes maanden na de voorlopige inwerkingtreding. Bij bekrachtiging blijft de wijziging onverkort van kracht.
Indien de ALV bekrachtiging onthoudt, vervalt de wijziging van rechtswege per datum van het ALV-besluit, zonder terugwerkende kracht. Reeds ontstane rechten en verplichtingen onder de voorlopige versie blijven in stand. Het bestuur treft zo nodig een redelijke overgangsregeling en publiceert de herstelde versie.
Niet-materiële (die geen wezenlijke verzwaring van ledenverplichtingen of merkbare beperking van ledenrechten inhouden) of redactionele aanpassingen kunnen zonder bekrachtiging worden doorgevoerd. Materiële aanpassingen worden steeds ter bekrachtiging voorgelegd.
Versienummer, vaststellings- en ingangsdatum worden steeds vermeld; de laatst gepubliceerde versie prevaleert en is duurzaam raadpleegbaar.

Artikel 13 – Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien beslist het bestuur binnen de kaders van Statuten en HR.

Overgangsbepaling 2025

In afwijking van artikel 12, lid 2, geldt voor de versie met ingangsdatum 1 september 2025 een bekendmakingstermijn van ten minste 3 kalenderdagen. Deze afwijking staat onder de voorwaarde van ALV-bekrachtiging als bedoeld in artikel 12, lid 3.